Kerangka Acuan Kerja Sistem Informasi Distribusi Gas

MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK

KERANGKA ACUAN KERJA

SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI GAS

Oleh:

Kelas A

Muhammad Saddam                  5113100187
Abdurrachman Rafif Sayudha     5113100176

Dosen

Fajar Baskoro, S.Kom., M.T.

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPERMBER

SURABAYA

2016

Latar Belakang

   Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat merupakan suatu hal yang mutlak pada era yang serba cepat seperti sekarang. Keterlambatan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan akan menyebabkan informasi tersebut tidak relevan lagi bagi penggunaanya. Dengan demikian suatu sistem yang baik harus mampu memberikan informasi pada waktunya, dengan data-data yang akurat dan tepat dalam proses pengolahan. Seperti halnya PT Almas Gas Indo Jaya Abadi adalah sebuah agen distributor gas LPG 3 kg. PT ini hanya mendistribusikan gas kepada pangkalan yang resmi dan telah terdaftar agar pengeluaran dan pemasukan gas lebih terkontrol dan dapat dipertanggung jawabkan. Untuk saat ini segala kegiatan administrasi, transaksi dan distribusi dilakukan secara manual. Maka tidak jarang apabila seringkali terjadi kesalahan pada data yang tidak sengaja maupun disengaja (manipulasi). Maka dari itu Penggunaan teknologi komputer dapat dijadikan solusi untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu dengan membuat sistem informasi distribusi gas LPG 3 kg yang valid. Dimana dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi yang efektif dan efisien untuk PT Almas Gas Indo Jaya Abadi. 

Maksud dan Tujuan

• Memudahkan pekerjaan PT.Almas Gas Indo Jaya Abadi di bidang pemesanan dan pendistribusian gas agar lebih efektif dan efisien serta data yang didapat lebih akurat dan terintegrasi.
• Membangun suatu bentuk pelaporan dari data yang sudah dikelola.

Sasaran

Terwujudnya sistem informasi distribusi gas berbasis web yang efektif, efisien dan terintegrasi untuk PT. Almas Gas Indo Jaya Abadi.

Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

PT Almas Gas Indo Jaya Abadi.

Sumber Pendanaan

Angaran pendanaan pembuatan Aplikasi Distribusi gas berbasis web, dengan biaya sekitar Rp.160.000.000,00 (seratus enam puluh juta rupiah) termasuk biaya pengerjaan dan biaya persiapan.

Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang Serta Ahli Pengetahuan

• Lingkup kegiatan:
• Pengembangan modul-modul utama pada web sistem informasi  distribusi gas, sebagai berikut:
• Modul pendaftaran akun untuk mendapatkan hak akses.
• Modul login dan logout bagi pengguna, pegawai, maupun administrator agar dapat mengelola data sesuai dengan hak akses masing-masing.
• Modul untuk melakukan pemesanan secara online bagi pengguna sistem informasi.
• Menu mengelola yang meliputi pengelolaan data pangkalan, data gudang, dan pemasukan gas.
• Menu yang dapat melakukan pemesanan dan pengecekan gas secara online maupun offline.
• Melihat laporan berupa biaya operasional (laporan tetap maupun lain-lain), dan laporan data transaksi gas (online maupun offline).
• Modul untuk menampilkan statistik dari historis pemesanan gas dari pangkalan.
• Menu mengelola data pegawai (khusus kepala perusahaan).
• Pengembangan basis data yang dapat mendukung modul yang dikembangkan.
• Pembuatan struktur database.
• Pembuatan database relationship.
• Menyusun dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi yang dibangun:
• User Requirement
• User Interface
• Migrasi data
• Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test)
• Database Dictionary
• Database Security
• Security Level
• Form Input/Output
• Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa
• User Manual

• Pengadaan server (hardware)

• Lokasi kegiatan
• PT. Almas Gas indo Jaya Abadi, Agen LPG 3 kg PT. Pertamina, Jalan Kauman RT 03/01 Suruh, Semarang.

• Data dan fasilitas penunjang
• Penyediaan oleh pengguna jasa
• Data dan fasilitas yang perlu disediakan oleh pengguna jasa:
• Data permohonan Aplikasi sistem informasi distribusi gas PT. Almas Gas indo Jaya Abadi.
• Data pegawai PT. Almas Gas indo Jaya Abadi.
• Data pemasukan dan pengeluaran gas baik dipangkalan maupun digudang.
• Akomodasi ruang dan kantor
• Sebuah ruang untuk menaruh server dan terdapat koneksi internet.
• Staf administrator
• 3 orang administrator yang bertugas untuk memantau kegiatan penggunaan sistem web.
• Ahli Pengetahuan
• Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, dan seminar terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi

 

Metodologi

Metodologi dan Pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan web sistem informasi distribusi gas PT. Almas Gas indo Jaya Abadi adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi real data  pemasukan dan pengeluaran gas baik dipangkalan maupun digudang dengan berbasis kepada Better / Best Practice dari organisasi sejenis atau relevan. 

Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah kurang lebih selama 90 (Sembilan puluh) hari di tanggal kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.

Kualifikasi

Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah:

1. Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan PT. Almas Gas Indo Jaya Abadi.
2. Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.
3. Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk tiga organisasi berbeda.
4. Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
5. Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
6. Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.
7. Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.
8. Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim PT. Almas Gas Indo Jaya Abadi 
9. Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Tim PT. Almas Gas Indo Jaya Abadi
10. Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

Tenaga Ahli

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah:

a. Ketua tim (Project Manager)

Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 4 (empat) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.

b. Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

c. Programmer/ Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman dalam pembuatan perangkat lunak berbasis web dan database sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.

d. Designer

Designer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman dalam front-end programming atau perangkat lunak sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.

 d. Trainers

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tingginegeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah

1. Web sistem informasi distribusi gas PT. Almas Gas indo Jaya Abadi yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk mengelola dan menyimpan data kepegawaian sehingga dapat meningkatkan kecepatan penanganan, efisiensi, dan menghasilkan output yang lebih baik dan berkualitas.
2. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.
3. Program dengan source code.
4. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual
5. Dokumetnasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)
6. Instalasi aplikasi
7. Pelatihan, pendampingan/ asistensi, garansi dan pemeliharaan
8. Pengadaan server

Laporan

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:

• Laporan Pendahuluan
• Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh
• Mobilisasi tenaga ahli  dan tenaga pendukung lainnya
• Jadwal kegiatan penyedia jasa

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buah laporan.

• Laporan Mingguan
• Aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi
• Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendalakendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut
• Presentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan.

• Laporan Akhir
• Laporan pendahuluan
• Laporan Mingguan
• Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini sebagaimana dimaksud pada poin 6 dan 11

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buku laporan dan CD berisi seluruh laporan sebanyak 3 (tiga) buah.